Método IAC. Autores: Adolfo Castilla y José María González del Álamo
El presente post es continuación del anterior y se dedica a proporcionar información sobre las fases y pasos metodológicos utilizados por Innovation Wars en el proyecto Farmacia I+. Tras una referencia a la Web de este grupo de farmacias, se explican en primer lugar las grandes fases de la metodología y a continuación los pasos concretos dados en el proyecto en cuestión.
Es de resaltar la celebración de lo que se denominó Innovation Day, una reunión de trabajo presencial de todos los participantes, a modo de Bootcamp o Hackathon, en la que, de nuevo, se llevó a cabo un ejercicio de Inteligencia Colectiva con la colaboración de todos en un juego participativo. Un juego a la vez competitivo y colaborativo en el que se constató la capacidad de Farmacia I+, sus miembros y su personal para trabajar en pro de las farmacias del grupo, así como el alto nivel profesional de dichos miembros y empleados.
Hay muchas cosas destacables en el trabajo llevado a cabo, pero una de las más importantes es el hecho de que una institución andaluza haya empleado por primera vez, y con mucho éxito, algo tan avanzado como la Inteligencia [Artificial] Colectiva
( Imagen de arriba tomada de la Página Web de Farmacia I+)
La Web de Farmacia I+
Recordamos que Farmacia I+ dispone de una Web enormemente completa en la que no falta ninguno de los elementos de estos instrumentos digitales de gestión y comunicación. Existe, incluso, una sección de Prensa en la que se incluyen un destacado Blog y una atractiva Revista. La Web puede muy bien transformarse en una plataforma y, dicho sea de paso, esa ha sido una de las recomendaciones estrella del trabajo en grupo llevado a cabo en lo que se ha denominado Innovation Day.
Tal como preveíamos al principio del proyecto, Farmacia I+ posee los componentes y características de una agrupación en la que no tenía más remedio que triunfar la Inteligencia Colectiva. Es ya de por sí un grupo inteligente formado por gente muy competente en todos los sentidos.
Tiene, entre muchas otras cosas, un modelo de negocio a ofrecer a sus miembros el cual se construye a partir de la siguiente pregunta: ¿Te gustaría conocer las claves para conseguir rentabilizar tu farmacia?
Es, como decimos, una organización avanzada, con ideas claras en cuanto a que hoy se necesita, en el mundo empresarial, una gestión de la complejidad. Estamos ante la emergencia de una nueva sociedad en la que todo cambiará, especialmente en los terrenos de la economía, de la empresa y del management, o gestión general.
Los cambios que vienen
Las compañías, y especialmente las asociaciones de empresas, tienen que saber que estamos pasando de una sociedad de la información a una sociedad del conocimiento y la inteligencia. Deben aceptar la necesidad de la colaboración y del trabajo en grupo y que no es tanto la intensificación del esfuerzo y de la producción lo que necesitamos como la intensificación de la inteligencia. Más que máquinas de hacer dinero, las empresas hoy, y sobre todo sus asociaciones, deben ser sistemas de información y comunicación cada vez más inteligentes y al servicio de sus objetivos y de su propósito vital.
Los resultados del trabajo de Inteligencia [Artificial] Colectiva llevado a cabo muestran la capacidad de Farmacia I+ en todos esos sentidos.
Algunos aspectos de la metodología de I[A]C empleada en el proyecto Farmacia I+
En cuanto al proceso seguido, ya hemos hablado en este blog de la metodología general de I[A]C de Innovation Wars/CiBUC, y lo que hacemos ahora es explicar a grandes rasgos cómo se ha aplicado al caso concreto de Farmacia I+.
Han existido cinco grandes fases dentro de las que, a su vez, se han dado una serie de pasos intermedios:
Fase 1: Planteamiento del trabajo con identificación de objetivos, definición del reto básico, formulación de las preguntas clave a formular (3 en este caso) y establecimiento de plazos y fechas. Así como, y muy especialmente, determinación inicial del colectivo participante en la consulta.
Fase 2: Reflexión y respuesta abierta y anónima de los participantes sobre las preguntas formuladas mediante un formato predeterminado contestado on-line sin más requisito que tener acceso a Internet y acceder vía email a través de cualquier dispositivo.
No se ha tratado de una encuesta o un cuestionario de preguntas, ha sido, más bien, un ejercicio destinado a la reflexión del participante y a la plasmación sincera y constructiva de su opinión sobre el reto nuclear a resolver y sus dos mejores ideas para lograrlo. Fueron por tanto tres preguntas las que se formularon: el reto y dos preguntas relativas a cómo conseguirlo. En el post anterior se recogieron el reto y las preguntas formulados.
Las respuestas fueron analizadas con la ayuda de la herramienta de Inteligencia Artificial a la que al final haremos referencia
Fase 3: Feedback a los participantes con las respuestas colectivas sintetizadas con I.A. Colectiva a partir de todas las respuestas individuales obtenidas en la fase anterior, facilitando de este modo que puedan hacer hacer un análisis de prevalencia a base de elegir su opción preferente entre las diferentes combinaciones que se le van mostrando.
Fase 4: Elaboración de informes. Se prepararon y presentaron tres grades informes: Road Map, Informe Ejecutivo, e Informe Completo
Fase 5: Innovation Day, Bootcamp o Hackathon. Se trató de un evento presencial con todos los participantes en el que se constituyeron un total de 13 equipos de trabajo, o mesas.
Método IAC. Pasos intermedios
Las fases anteriores se han concretado en el caso del proyecto Farmacia I+ en los siguientes grandes pasos:
Paso 1
Lo primero fue crear lo que llamamos el “cerebro colectivo”, el cual en este caso estuvo formado por una mezcla de dueños de farmacias, técnicos y empleados, gerentes y administradores y expertos en general. Dentro de ellos existían, tanto miembros de Farmacia I+ como personas relacionadas con el grupo.
Se elaboró inicialmente una muestra representativa de 131 personas (Titulares, Mandos I., Sede y Laboratorios) de posibles participantes en el proceso de IA colectiva con la expectativa de superar el 60% (45). La participación final fue de 105 personas (80%). Estas últimas son las que han participado en el proceso de consulta de dos fases hechas on-line y por supuesto en la tercera fase a la que denominó Innovación Day. Esta última fue presencial y en ella participaron un total de 78 personas. En la tabla siguiente se muestra la participación en la fase online:
Paso 2
Lo segundo, la puesta en funcionamiento de lo que llamamos “red neuronal social”, es decir, la definición de un conjunto de pasos interrelacionando todas las reflexiones aportadas por los participantes, comparándolas y priorizándolas.
Se envió un primer e-mail para que accedieran a las 3 preguntas y que, a través de un texto libre y anónimo, las contestaran desde su propia visión.
Se obtuvieron las repuestas al primer documento de consulta, se analizaron análisis y se presentaron resultados.
Se consiguieron un centenar de respuestas para cada una de las tres cuestiones planteadas: el reto y las dos preguntas para contribuir a su consecución.
A través de cuatro capas algorítmicas de IAC se lograron obtener las ideas colectivas de naturaleza artificial (sintéticas) que mejor representaban a todas las aportadas en términos de inteligencia agregada y emergente (fruto de la combinación y de la síntesis).
Paso 3
En este paso se vota para priorizar y se lleva a cabo una comparación de resultados.
Es importante decir que para cada solución propuesta se calculó el Índice de Inteligencia Colectiva el cual mide la importancia del análisis de prevalencia en la comparación llevada a cabo.
Elaboración de informes
Tras los pasos anteriores se prepararon los tres grandes informes ya indicados: Road Map, Informe Ejecutivo, Informe Completo.
Uso de algoritmos de Inteligencia Artificial
Como también se ha dicho ya, a lo largo de la labor de gabinete realizada se utilizan algoritmos de Inteligencia Artificial diversos. En la figura que sigue se indican algunos de ellos.
Innovation Day
Los participantes en el evento, constituidos por miembros de Farmacia I+ e invitados, directivos, personal técnico y administrativo, expertos y representantes de laboratorios, trabajaron durante una jornada completa en un juego participativo.
Se organizaron un total de 13 equipos a cada uno de los cuales se les asignó entre cinco y siete participantes. Estos a su vez tenían un tablero de juego por equipo y una carpeta personalizada con toda la información necesaria que iban a necesitar, incluyendo, como es lógico, las fichas especiales que se utilizan en el juego de inteligencia colaborativa, tanto las de trabajo individual como la de trabajo colectivo. Todo ello en una dinámica que permite enfrentar ideas en lugar de las personas y aterrizarlas en propuestas concretas que puedan llegar a implantarse.
Dichas cuestiones pueden verse en la figura que sigue:
A cada uno de los equipos se les pidió que trabajaran en una de las diez iniciativas deducidas de las consultas previas a los participantes y agrupadas en dos grandes temas: Iniciativa Estrella para ayudar a las farmacias a hacer crecer su negocio e Iniciativa Estrella para ser más fuertes como Red.
Resultados
Los resultados conseguidos fueron excepcionales en opinión de todos los participantes. No podemos presentarlos en este Blog por razones obvias, pero sí podemos decir que las soluciones propuestas constituyen un conjunto de ideas superiores surgidas del colectivo. Una vez más la Inteligencia [Artificial] Colectiva demuestra su valía como metodología, especialmente trabajando con retos empresariales complejos como el planteado por Farmacia I+
Método IAC Método IAC Método IAC Método I